こんなメールは絶対ダメ!好まれるビジネスメールの書き方

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こんにちは。

もうなんだか更新時間がひどいことになっています。

さて、今日は「正しいビジネスメールの書き方」について少し書いてみようと思います。

レッツゴー・ウンチキスト!

正しいメールの書き方なんてあるの?

そもそも、正しいメールの書き方ってあるの?
正しい書き方って、別にないんじゃない?と思うかもしれませんが、

ビジネスメールは必要なことを簡潔に

が基本です。

これができているかどうかで評価されますので、良いメールが書けるようになりましょう。

具体例で見る、「こんなメールは嫌だ」

わかりやすく、ダメな例から見て行きましょう。

まずは件名です。

件名:こんにちは

「こんにちは」は挨拶ですよね。

件名は、最終的に何が言いたいのかを書きます。

「ご確認お願いします」や「お詫び」などという件名もNGです。

件名:鈴木です。

毎回自分の名前を書いてくる人がいました。

すでに登録しているのでFROMを見ればわかります。

件名は、その内容が何かを書きましょう。

件名:了解です

これも、

せめて何に対して了解なのかを書いて欲しいです。

野球観戦に誘われていた、という流れだとしたら

「30日野球観戦、私も参加いたします!」

とか

「30日野球観戦、ご一緒します」

とか、「誘われていた野球に行きますよ」
という流れにして欲しいです。

もっとも、会社や内容によっては常に「Re:」で返すこともあるので、それは組織のやり方に従うのがいいと思います。

件名:先日のお電話の件

なかなか電話で用件をあまり受けない人はいいでしょうけど、一日何件もの用件を電話でやりとりする人もいます。

なので、数日経過してから「先日のお電話の件」と言われても、相手は「なんだっけ?」となり、伝わらないこともあります。

そもそも、電話の件というよりは、「結論」を書きましょう。

件名:7月25日ご依頼の見積書をお送りいたします

だと、先日電話でお願いしていた見積書を添付で送ってくれたんだな、というのがわかりますよね。
こういうふうに「結論」を書くわけです。

その他、【 】の中に要素を書く、という方法もよくやります。

【報告】8月15日は全社休業になりました。

返答が欲しい場合は

【要返信】31日の月例会議は9時から会議室Aでよろしいですか?

お客様に送る場合は

【ご確認】31日のミーティングは9時より弊社会議室A実施でよろしいですか?

などというふうに書きますね。

件名が長いと、メールクライアントによっては後半が切れてしまうこともあるので、前半に言いたいことを入れておくほうが良いです。

手紙とEメールを混同

次は、本文です。
本文は「内容」の話と「書き方」の話があります。

電子メールの基本は「簡潔」が基本なので、
あまりかしこまったことを書きません。

次のようなビジネスメールは通常しません。

内容:

株式会社京野商事
営業部
京野トピオ 様

拝啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、先日お電話を頂いた件でございますが、小生会議にて
席を外しており、電話に出ることができず大変失礼いたしました。

敬具

拝啓とか敬具とかは、手紙ではないので必要ありません。

それに、結局電話に出られなくて何が言いたいのか、5行読んでもわからないというのは最悪な文章です。

なお、

株式会社京野商事
営業部
京野トピオ 様

については、1回目は書くけれど、2回目以降は書かないというのが通常だと思います。

行間のあけ過ぎ

あとは、
やけに行間をあけてくるメール。

京野さま

 

こんにちは。

株式会社▼▼の◎◎です

いつも大変お世話になっております。

さて、25日にお誘いした野球観戦の件ですが

ご都合はいかがでしょうか。

 

昨日までに

ご返答がなかったため、メールを送らせて

いただいております。

 

チケット購入の都合がございますので、

お忙しいところ恐縮ではございますが、

明後日30日までに

 

ご返答をいただきたく、お願い申し上げます。

なお、

 

ご返答がない場合には、

直接携帯にご連絡を入れさせていただきますので

何卒よろしくお願い致します。

 

 

ご返答はこちらまで
☓☓☓@☓☓☓.com

 

それでは、失礼致します。

長いですよね。

ビジネスだから「(笑)」はNG

付き合いが長い、かなり打ち解けた間柄ならいいのかもしれませんが、

京野さんへ

昨日の飲み会ありがとうございました!!!
本当に盛り上がりましたよね♪♪

京野さん、のめないっていってたけど、
けっこう、のめるじゃないですかーーー(笑)

また行きましょうね♪♪

( ^_^)/□☆□\(^-^ )

取り急ぎ お礼でーす。

「(笑)」は砕けすぎです。
仕事なので、やめておいたほうがいいです。

ポイント

長くなる時もありますが、要は

「報告」=知っていてくれなのか

「返答くれ」=意見なり、考え方なり、答えをくれなのか

を早めに明らかにすることが大切です。

 

「返答くれ」であれば、何について、どう欲しいのか。

 

ひどいのが

 

「どう思いますか?」

という例。

例えば、

「社用車のエアコンが壊れかけていますが、どう思いますか?」

というような内容です。

どう思うかと聞かれるよりは、

「私は猛暑で営業マンの健康や効率維持のためにも修理すべきだと思います。見積では修理に5万円ほどです。稟議書を提出してもよろしいでしょうか。」

みたいな感じで「稟議書していいか」という具体的にクローズドな確認をするのがベターですね。

まとめ

「件名」のポイント:一番大事。もっとも言うべきことを書く。

とにかく一番パワーを入れて、件名を選定してください。

正直、件名を見ただけで、こいつ仕事できるな、というのがわかるようになります。

これまでなんとなくメールを書いていた人は、少し意識して書いてみると上司の評価も変わるかもしれません。

「内容」のポイント:先に結論を書く。

内容は、なるべく簡潔に。長くなる時には先に「聞きたいこと」「結論」を書く。

「ミーティングのリスケについて先方に空いている日を聞きました。
課長のご都合の良い日を教えてください。私はいずれの日も空いております」

とか

「◎◎について、ご意見をお伺いしたくメールいたしました。」

とか

「結論から申し上げますと、来月5日の◎は中止になりました。

大きく理由は3つございます。1つめは…」

というふうにですね。

要は、そのメールを書くときに、
「このメールで最も伝えたい内容は何か」を考える癖をつける。

それを「件名」にして、内容は「聞きたいことを明確化」「結論から」「簡潔に」

というのがポイントです。

今日はメールの書き方についてでした。

また明日♪

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