知らないと恥をかく?ビジネスメールの「件名」について

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以前、ビジネスメールの書き方について書きましたが、
その反応が良かったので、簡単に済ますための

「件名」

について書いてみました。

以前のエントリは

こんなメールは絶対ダメ!好まれるビジネスメールの書き方

レッツゴー・ウンチキスト

おさらい:「件名」に方向性を示せ

前回のおさらいですけど、「件名」を見ただけで、

メール受信者の取るべき行動がわかる、

というのが理想です。
なので、仕事ができる人になりたい人は、

「件名」

に頭を使いましょう。

「お疲れ様です」

とか

「こんにちは」

とか

「京野です」

とかっていう能天気な件名をつけているメールを見るだけで「殺意を感じる」という人がいます。絶対にやめましょう。

最初に確認すべきは「TOなのか、CCなのか、BCCなのか」

もちろん、知っている人には当たり前すぎる話なのですけど、
自分に来たメールが下記のどれで届いたのかは、真っ先に確認しましょう。

「TOなのか、CCなのか、BCCなのか」

それにより、対応が変わります。

TO で来たメール = 返信が必要

CC で来たメール = 返信は要らないけど知っておいてね

BCC で来たメール = あなたに送ったことは周りに知らせていないけど、知っておいてね。でも秘密だから軽々しく言っちゃだめだよ(笑)

です。

BCCはメルマガ的に使う場合には、みんなのアドレスがわからないように使う場合がありますけど、社内ではその必要性がないので、社内で、BCCで送られて来たら「同報された人に、あなたに送ったことを伝えたくなかった」というのが前提です。

本当に大事なことなので強調しておきます!

時々、怪しい人がいるので言っておきますけど、

「TOで来たのか、CCで来たのか、BCCで来たのか」

は真っ先に確認すべきぐらい重要なことです。

ITリテラシーが低い人とか、おっさんの管理職とか、時々理解していない人がいますので、そういう人には要注意です。

自分の上司でそれが弱い人は、口頭などで別途話した方が良いかもしれません。

なぜそうなるのかと言えば

TO ⇒あなた宛て、の意味 ⇒ 返信が必要。

CC ⇒CCってカーボンコピーの略で、コピーですよ、の意味。つまり本当に送りたい人は別にいるけど、一応目を通してね、の意味。

BCC ⇒「ブラインド=見えない」カーボンコピーです。俗にいう「裏メール」です。なので、秘密に共有したい場合に使う。

という風に理解しておけばわかりやすいかもしれません。

本題、件名によく使う【 】

さて、本題ですけど、件名には【 】を使って、そのメールの
処理の方法について知らせることがあります。

よく使われる【  】についてご紹介します。

1.【返信不要】

使い方)【返信不要】25日の月例会議、C会議室に変更です。

これが一番使われるのではないでしょうか。
TOで送る場合は、返信が必要でした。

TOで送っているけど、返信が不要な場合に入れたりします。

「だったらCCで送れば?」

ということになりますけど、あくまであなたがメインの受信者だ、ということを示したい場合はTOになります。

ただ、その内容が連絡事項に過ぎなかったり、相手が見たことの確認があまり必要性がないものであれば、相手の返信手間を考えて

【返信不要】

と書いたりします。

この辺は、気配りで書いたりすることもあります。たとえば、上司の手間を煩わせてはいけないという部下の気づかいだったりして、本当は返信がほしい、なんて時にも書いてきたりすることがあります。

まぁ、そんな場合には返信をしないで、口頭で「25日の会議の連絡ありがとう。場所が変更になったのね!」なんて言ってあげるといいかもしれません。

まぁ、それも組織の雰囲気とかによりますけど。
変な不文律みたいなのが組織にはありますからねぇ。

こんな感じですね。

逆に

【要返信】

と書かれる場合もあります。

返信が徹底していない組織では、絶対に返信が欲しい場合にこれを書く場合もあります。

あわせて抑えておきましょう♪

2.【至急】

使い方)【至急】明日のキャンセルあり。希望者先着2名参加可です。

これも結構見ますね。
もっとも、上司から部下とかには使いやすい言葉です。

新入社員がいきなり【至急】なんて書くと

「えらそうやな、お前」

なんて嫌味を言われたりするので、
下っ端ならば、本当に重要な時以外には慎重に使った方がいいでしょう。

外資系とかはそんな上とか下とか気にせずガンガン書きましょう。(笑)

3.【以上】【EOM】

正直、メールを開くのもうざい、というのがビジネスの現実だったりします。

なので、この件名だけしかメールはありませんよ、の意味が
【以上】であり【EOM】

です。

外資系企業の人は好んで【EOM】あるいは<EOM>
を使う人が多い気がします。(偏見)

End Of Message の意味です。

聞かれたことに答えて終わり、返信もいらない、という意味が多いです。

元の件名:18日、また神宮で野球観戦どう?

返信:OK。チケット買っておくね!【EOM】

なんて感じですね。

4.【FYI】【情報提供】

これも意識高い系が(偏見だから(笑))使う、FYIですね。
For Your Information の意味です。

もちろん、返信不要なんですけど、内容的に
「ちょっと知っておきたいTIPS」とか「定期的な業界情報」とかで、読んでおいた方が良いけど、緊急性はないよ、みたいなものにつくことが多いです。

省略を示すドット「.」は要らないぜ

ところで、EOMとかFYIとかに省略を示す「.」を入れてくる人がいます。

けど、面倒だし、読みにくいし、文字数も使うので入れません。

受験英語ができる系が

「でも、省略を示す.は必要ですよね?」

とか知ったかぶってくるんですけど、外国人も使ってないから無問題!!

効率重視で

【FYI】

で行きましょう。

どのカッコを使うべきなのか

<FYI> なのか 【FYI】なのか。

日本語入力をしている場合【】はすぐ出ますけど、<>は半角にしないと出ません。

外国人が<FYI>と打ってくるのは、そもそも英語で半角入力をしているからですね。

日本語の場合は、全角入力をしているので【】の方が使いやすいし、太くて目立つのでこちらのほうがいいです。

ただ、これは組織で統一したほうがいいものなので、すでに組織で<>ならばそれを使えばいいし、稀に全角で<>というところもあろうかとは思いますが、それはそれで組織に従いましょう。
今日はメールで役立つ、件名の【】について、でした。

↓以前のエントリ

こんなメールは絶対ダメ!好まれるビジネスメールの書き方

 

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